Datenschutzerklärung für Amtstätigkeiten

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der notariellen Amtstätigkeit im Sinne der DSGVO ist:

2. Aufsichtsbehörde

Aufsichtsbehörde nach § 18a BNotO und damit auch zuständige Datenschutzaufsicht für die notarielle Amtstätigkeit ist:

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Wahrnehmung der gesetzlich vorgegebenen notariellen Amtstätigkeit verarbeitet. Dazu gehören insbesondere:

• Beurkundung von Willenserklärungen, Verträgen und Beschlüssen
• Beglaubigung von Unterschriften, Abschriften und Tatsachen
• Vollzug der Urkunden (Anträge an Grundbuchamt, Handelsregister, Finanzamt, sonstige Behörden)
• Verwahrung von Geld, Wertpapieren und Kostbarkeiten
• Erteilung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften
• Kostenrechnung gemäß GNotKG

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO in Verbindung mit der Bundesnotarordnung (BNotO), dem Beurkundungsgesetz (BeurkG), dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG), der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) sowie weiteren Vorschriften, die der Notar im Rahmen seiner Amtstätigkeit zu beachten hat (z. B. Abgabenordnung, Geldwäschegesetz, Grunderwerbsteuergesetz).

4. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Amtstätigkeit werden insbesondere verarbeitet:

• Personenstammdaten – Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Familienstand
• Ausweis- und Identifikationsdaten – Ausweisnummer, ausstellende Behörde, ggf. Steuer-IdNr., wirtschaftliche Berechtigung nach GwG
• Kommunikationsdaten – Telefon, E-Mail, Korrespondenz mit Beteiligten
• Vermögens- und Vertragsdaten – Daten zu Immobilien, Gesellschaftsanteilen, Konten, Kaufpreis, Belastungen
• Vertretungsdaten – Vollmachten, Bestellungen, Geschäftsführerstellungen
• Gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa Angaben zur Geschäftsfähigkeit oder zu Krankheiten, soweit dies für die Beurkundung relevant ist (z. B. Patientenverfügung, Hausbesuch im Krankenhaus)

5. Quellen der Daten

Die Daten erhalten wir in der Regel:

• von Ihnen selbst oder Ihren Bevollmächtigten
• von anderen am Beurkundungsvorgang Beteiligten (z. B. Käufer oder Verkäufer einer Immobilie, Mitgesellschafter, Vertragspartner)
• aus öffentlichen Registern (Grundbuch, Handelsregister, Vereinsregister, Zentrales Vorsorgeregister, Testamentsregister, Transparenzregister)
• von Behörden und Gerichten (Finanzamt, Gemeinden, Betreuungs- und Nachlassgerichte)
• von Beauftragten (Banken, Maklern, Steuerberatern, Rechtsanwälten), soweit Sie diese eingebunden haben

6. Empfänger der Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Erfüllung der notariellen Amtstätigkeit gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist (insbesondere unter Beachtung der notariellen Verschwiegenheits­pflicht gemäß § 18 BNotO). Empfänger können sein:

• übrige am Beurkundungsvorgang Beteiligte und ihre Bevollmächtigten
• Grundbuchämter, Handelsregister, Vereinsregister und sonstige Register
• Finanzämter (insbesondere für die Grunderwerbsteuer-Anzeige nach § 18 GrEStG, Schenkungsteuer-Anzeige nach § 34 ErbStG, steuerliche Kontrollmitteilungen)
• Banken und Kreditinstitute, soweit zur Abwicklung des Vorgangs erforderlich (z. B. Kaufpreisüberweisung, Treuhandauflagen)
• Bundeszentralamt für Steuern, soweit Mitteilungspflichten bestehen
• Bundesanzeiger, Transparenzregister, Zentrales Vorsorgeregister, Zentrales Testamentsregister – jeweils bei einschlägigen Vorgängen
• Gerichte (Betreuungs-, Familien-, Nachlassgerichte) bei gesetzlichen Anzeige- oder Beteiligungspflichten
• Nach dem Geldwäschegesetz zuständige Behörden bei einer Verdachtsmeldepflicht
• Sorgfältig ausgewählte technische Auftragsverarbeiter (z. B. IT-Hosting, eNotariat-Infrastruktur der Bundesnotarkammer) – auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO

7. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht, es sei denn, dies ist im Einzelfall ausdrücklich erforderlich (z. B. wenn ein im Ausland ansässiger Beteiligter im Beurkundungsvorgang ist) oder gesetzlich vorgeschrieben. Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

8. Speicherdauer

Notarielle Akten und Verzeichnisse unterliegen besonderen Aufbewahrungspflichten nach der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) sowie dem Beurkundungsgesetz. Insbesondere:

• Urkundensammlung und Urkundenrolle: grundsätzlich 100 Jahre (§ 50 BeurkG, § 5 DONot)
• Verwahrungsbuch und Massenbuch: 30 Jahre
• Erbvertragsverzeichnis: 100 Jahre
• Generalakten und sonstige Unterlagen: 7 Jahre, soweit nicht besondere Pflichten eine längere Aufbewahrung vorsehen
• Anzeigen an Finanzbehörden: Aufbewahrungsdauer entsprechend der Abgabenordnung (in der Regel 10 Jahre)

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht, soweit keine weiteren rechtlichen Verpflichtungen bestehen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen die Rechte aus Art. 15 bis 22 DSGVO grundsätzlich zu. Bei der Wahrnehmung dieser Rechte ist jedoch zu beachten, dass diese im Bereich der notariellen Amtstätigkeit teilweise beschränkt sind:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – kann nach § 29 Abs. 1 BDSG eingeschränkt sein, soweit es mit der notariellen Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO) kollidiert oder Rechte Dritter entgegenstehen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Berichtigungen einer notariellen Urkunde sind nur unter den engen Voraussetzungen des § 44a BeurkG möglich; die Urkunde selbst bleibt unverändert.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – ist ausgeschlossen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere für Urkunden­sammlungen und Verwahrungsbücher).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – können wegen der gesetzlichen Verarbeitungspflichten nur eingeschränkt geltend gemacht werden.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz­aufsichtsbehörde – für die notarielle Amtstätigkeit ist die Notarkammer Celle zuständig (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 18a BNotO).

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung der notariellen Amtstätigkeit zwingend erforderlich. Ohne die erforderlichen Daten kann der Notar die beauftragte Beurkundung oder Beglaubigung nicht vornehmen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen der notariellen Amtstätigkeit nicht statt. Profiling wird nicht durchgeführt.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, sobald Änderungen an den Verarbeitungsvorgängen oder gesetzlichen Anforderungen dies erfordern. Stand der vorliegenden Fassung: 1. Mai 2026.